Có rất nhiều cách để lập một kế hoạch công việc. Bài viết này tôi chỉ chia sẻ cách lập kế hoạch ngắn cho một ngày làm việc hiệu quả. Đây là cách làm của tôi, bạn có thể tham khảo nếu thấy phù hợp với mình.
Tôi có thói quen viết kế hoạch cho mỗi mười năm, năm năm, ba năm, một năm, ba tháng, một tuần và mỗi ngày. Tuy nhiên, như thế sẽ rất dài và nhiều vấn đề để chia sẻ. Tôi chỉ chia sẻ kế hoạch đơn giản nhất, đó là cách lập kế hoạch cho một ngày.
Bước đầu tiên là xác định THỜI GIAN LẬP KẾ HOẠCH. Để việc lập kế hoạch trở thành một thói quen, tôi mặc định khoảng thời gian của mình vào buổi tối. Vì đây là khoảng thời gian tôi đã kết thúc một ngày làm việc của mình, sẵn sàng cho những kế hoạch mới vào ngày hôm sau. Cũng là khoảng thời gian tĩnh lặng nhất mà tôi có thể lên ý tưởng, sáng tạo cho kế hoạch và chìm vào một giấc ngủ bình an hơn. Theo một nghiên cứu chỉ ra rằng, nếu bạn lập kế hoạch trước khi đi ngủ, thì kế hoạch đó sẽ được hiện thực hoá trong lúc ngủ, và bạn sẽ dễ dàng thực hiện nó hơn vào ngày hôm sau.
Bước thứ hai là MỤC TIÊU CHÍNH CỦA KẾ HOẠCH. Một bản kế hoạch luôn cần có mục tiêu cụ thể. Việc này sẽ liên quan một chút đến các kế hoạch dài hạn của tôi, nhưng nếu bạn chưa có thói quen viết kế hoạch dài hạn, bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo một mục tiêu theo ngày, dựa trên các nhu cầu chính như:
- Việc khẩn cấp và quan trọng bạn cần hoàn thành vào ngày mai
- Việc phục vụ cho các lợi ích lâu dài của bạn
- Việc học tập nâng cao kĩ năng, sáng tạo
- Việc liên quan đến chăm sóc cá nhân
- Việc bạn cần chia sẻ, cho đi
Bước thứ ba, VIẾT KẾ HOẠCH. Tôi không viết kế hoạch của mình theo giờ cụ thể, bởi như đã nói ở trên, tính chất công việc của tôi rất thường xuyên có những phát sinh. Việc không thực hiện đúng theo kế hoạch liên tục sẽ ảnh hưởng đến thói quen tuân thủ kế hoạch. Vậy nên, kế hoạch của tôi được thiết kế theo cấu trúc: Nội dung công việc + Khoảng thời gian để hoàn thành việc đó.
Tôi chia kế hoạch theo ba nhóm chính:
- Bình minh ngọt ngào (là khoảng thời gian cá nhân vào buổi sáng sớm)
- Nắng ấm áp (là khoảng thời gian làm công việc chính, thường thì liên quan đến nghề nghiệp, tài chính),
- Đêm êm đềm (là khoảng thời gian sinh hoạt cùng gia đình).
Cách đặt tên này tôi tự sáng tạo để tăng sự hứng khởi cho một ngày mới, bạn có thể sáng tạo theo cách của mình. Dưới đây là ví dụ minh hoạ cho một ngày của tôi:
1, Bình minh ngọt ngào: (6:00 – 8:00)
Tập yoga 25 phút
Tập Piano 25 phút
Chăm sóc da và chăm sóc cá nhân 25 phút
Xem lại kế hoạch trong ngày và chuẩn bị sẵn sàng công cụ để làm việc 10 phút.
2, Nắng ấm áp: (8:00 – 17:00) Đây là khoảng thời gian tôi sẽ hoàn thành các kế hoạch công việc liên quan đến việc kinh doanh của mình, chi tiết cũng sẽ được phân bổ thời gian cho từng đầu việc chính như “Bình minh ngọt ngào”.
3, Đêm êm đềm: (17:00 – 22:00):
Buổi tối cùng gia đình 55 phút
Viết điều biết ơn và viết kế hoạch cho ngày mới 55 phút
Học tập 55 phút
Nghe nhạc, đọc sách 55 phút
Gọi điện thoại thăm hỏi người thân. Chia sẻ những điều trong ngày cùng ông xã trước khi ngủ (thời gian có thể linh hoạt tuỳ hứng, nhưng sẽ kết thúc một ngày vào lúc 22h hoặc 23h.
Trên đây là một trong những ví dụ minh hoa cho một ngày làm việc của tôi. Thứ tự công việc, nội dung công việc tôi thường linh hoạt thay đổi mỗi ngày dựa trên tính chất công việc (và đôi khi bị cảm xúc chi phối ^^.)
Tuy nhiên, việc viết ra khoảng thời gian cần hoàn thành cho mỗi công việc đã giúp tôi tăng sự tập trung và có động lực để hoàn thành. Nó giống như một điểm đến, giúp tôi có phương hướng rõ ràng hơn để hành động. Trong những đầu việc ở nhà (không phải ở nơi công cộng hay công ty). Bạn có thể dùng thêm công cụ hỗ trợ để nhắc nhở mình thực hiện tốt hơn. Tôi thường dùng phương pháp Pomodoro. (Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Sử dụng đồng hồ bấm giờ trong bếp để chia công việc thành các khoảng thời gian, thường là 25 phút, nghỉ 5 phút hoặc 55 phút, nghỉ 10 phút. Mỗi khoảng thời gian được gọi là một pomodoro, bắt nguồn từ tiếng Ý có nghĩa là cà chua, theo tên đồng hồ bấm giờ dùng trong bếp hình quả cà chua mà Cirillo đã sử dụng khi còn là sinh viên đại học… (Nguồn Wikipedia)).
Sử dụng phương pháp Pomodoro để bạn có quãng thời gian nghĩ ngơi 5 – 10 phút, thư giãn và làm mới tâm trí để bước vào một đầu việc mới. Như vậy sẽ giúp bạn tỉnh táo và tăng tính tập trung hơn cho từng việc cần làm. Công cụ này rất hữu ích cho những bạn hay mất tập trung hoặc chưa có thói quen kỷ luật trong công việc. Tôi thường xuyên chơi đàn vượt quá thời gian đặt ra, nên đây là công cụ rất hữu dụng cho tôi ^^.
Chúc bạn thành công với những kế hoạch của mình.